À l’annonce du confinement le 16 mars dernier, les dirigeants ont mis leurs entreprises en mode « protection » pour préserver collaborateurs et trésorerie. Nous savons maintenant qu’ils doivent songer à la relance.
Du côté des experts-comptables, prochains héros et médecins généralistes de l’entreprise, on a vu qu’ils se mobilisent pour répondre aux interrogations des dirigeants sur la mise en œuvre des mesures annoncées par le gouvernement et pour les aider à trouver des solutions et à identifier les aides auxquelles ils peuvent prétendre.
On imagine donc aisément qu’ils ont dû ou doivent encore mettre en place de nouvelles organisations en interne et inventer des moyens de répondre à la demande, de façon la plus efficace et complète possible.
En temps normal, nous aurions simplement argumenté sur le fait que l’un des enjeux majeurs pour l’Expert-Comptable est de répondre à l’exigence d’instantanéité attendue par l’entreprise et qu’en “supprimant la séquence de saisie” par l’humain, le logiciel Agora permet d’y parvenir.
L’IA dont il est doté peut classer seule les factures, les rapprocher d’un bon de commande ou d’autres pièces associées, il peut également “détecter une facture non reçue ou trop élevée”. Les collaborateurs n’ont alors que les écritures en anomalie ou bien les factures non traitées par le système à solutionner.
Ces opérations sont à plus forte valeur ajoutée que les opérations de simple saisie comptable.
Les temps dégagés sur les opérations de saisie comptable sur un dossier sont donc potentiellement ré-allouables à d’autres dossiers (par exemple, ceux de nouveaux clients) et surtout affectables à des tâches moins « basiques » : l’accompagnement des clients, le conseil, la proposition de tableaux de bord utiles…
Mais dans le cadre du confinement, plusieurs atouts d’Agora sont encore plus significatifs et constituent de nouvelles opportunités de mise en avant de la solution.
D’abord, la mise en place en urgence du télétravail a eu des implications sur la disponibilité des serveurs du cabinet:
- Les connexions Internet des cabinets sont rarement prévues pour le télétravail, d’où l’engorgement lié aux multiples connexions en accès distant qui provoquent ralentissements, bugs, et autres problèmes de fonctionnement …;
- Certains cabinets sont allés jusqu’à fermer leurs portes ne pouvant assurer un fonctionnement en télétravail, notamment quand aucune solution de Bureau distant n’était prévu ;
- La sécurisation des documents qui transitent par des moyens de fortune constitue aussi un risque important à prendre en compte.
Solution full-web, Agora utilise uniquement la connexion Internet de l’utilisateur distant et soulage celle du cabinet.
Les flux documentaires ne transitent pas par la connexion cabinet, notamment dans le cas des documents que l’utilisateur collaborateur va envoyer à Agora au travers de son connecteur Outlook.
Pour les documents papier qui arrivent au cabinet, ils ne peuvent plus être dispatchés aux collaborateurs distants aussi simplement que lorsque tout le monde est physiquement présent. Il faut donc les scanner au cabinet puis les envoyer aux uns et autres, éventuellement dédier des personnels à ces tâches.
Dès lors que le document est au format numérique, Agora devient un accélérateur.
A l’inverse du collaborateur qui pour saisir manuellement la pièce depuis son domicile doit difficilement afficher son pdf et son outil de production sur le même écran, Agora va générer ces écritures automatiquement avant d’indexer les documents et d’en permettre ultérieurement la recherche en full text pour une autre analyse de ces données.
En prévision de la reprise d’activité, la vitesse d’exécution va être un facteur clé de succès.
Agora permet aux cabinets de capitaliser les actions des collaborateurs pour assurer un gain de productivité incrémental à la reprise
L’écosystème Agora allant en s’étoffant, c’est également de nouveaux services que le cabinet pourra proposer à son client, venant légitimer les nouveaux modes de collecte de documents.
La situation actuelle constitue une opportunité d’accélérer sur la digitalisation des flux côté clients du cabinet. Les clients finaux sont aussi confrontés aux écueils du confinement et ne peuvent conserver leurs habitudes de flux papiers. Ils sont tous aujourd’hui équipés de smartphones, souvent de copieurs multifonctions et ont donc déjà les clés en mains pour aller vers cette transformation digitale.
Les barrières à la digitalisation de la collecte de documents tombent puisque les usages auront évolué par nécessité.
En bout de chaîne, l’utilisation d’Agora en flux tendu va donc offrir la capacité au cabinet de développer l’aide à la décision de gestion par une vision « quasi temps réel » :
Une forte valeur ajoutée pour les clients finaux qui pourront être accompagnés plus finement dans le pilotage de leur activité et au plus tôt pour permettre d’engager d’éventuelles actions préventives/correctives pour ceux que la période aura malheureusement fortement fragilisés.
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